¿Te ha pasado que, a pesar de tener un mar de datos e información relevante, tus presentaciones (o las de tu equipo) no logran el objetivo esperado? Incluso, que muchas veces no hay claridad en lo que se espera que suceda al momento de presentar.

Es frustrante ver cómo las gráficas y cifras que tú sabes son importantes no tienen el impacto en la audiencia. Pero no te preocupes, ¡estás a punto de descubrir cómo transformar esos datos en historias que realmente conecten con tu audiencia!

Aquí te comparto tres ejes esenciales que enseñamos y aplicamos en nuestra certificación de presentaciones de impacto:

Eje 1. La Estructura: Define tu objetivo, audiencia y mensajes clave

Una presentación sin una estructura clara es como un mapa sin dirección. Antes de crear cualquier gráfico, define el propósito de tu presentación: ¿Qué quieres lograr? ¿Informar? ¿Persuadir? ¿Qué les interesa de esa presentación? ¿Qué resistencias pueden tener? ¿Cuál es tu objetivo con esas personas (Aprobar un proyecto, una segunda reunión, construir credibilidad, entre otros).

Tener esto claro te ayudará a elegir qué datos mostrar y cómo hacerlo de manera efectiva.

Eje #2 – Manejo de datos: Gráficos que cuenten la historia

No todos los gráficos sirven para lo mismo. Escoger el gráfico adecuado es clave para facilitar la comprensión de los datos. Te comparto algunos tipos de gráficos, cuando se recomienda usar y algunos tips de diseño por cada tipo de grafico:

2.1.Gráfico de barras:

Cuándo usarlo:
Para comparar valores entre diferentes categorías.
Ejemplo: Comparar las ventas de diferentes productos o las métricas de desempeño de distintos equipos.

Consejos de diseño:
Colores contrastantes: Usa colores diferentes para cada barra para que se diferencien claramente, pero no uses demasiados colores. De 3 a 5 colores diferentes suelen ser suficientes.
Tamaños consistentes: Asegúrate de que las barras tengan un tamaño consistente para evitar confusión. Las barras deben tener un espacio equitativo entre ellas.
Etiquetas claras: Asegúrate de que cada barra esté etiquetada adecuadamente (por ejemplo, con el nombre de la categoría o la cifra exacta).
Evita saturar de información: No pongas más de 6-8 categorías en el mismo gráfico. Si tienes más, es preferible dividir en gráficos adicionales o usar otro tipo de gráfico.

2.2. Gráfico de líneas

Cuándo usarlo:
Para mostrar tendencias a lo largo del tiempo o evolución de un indicador.
Ejemplo: Seguimiento del crecimiento de las ventas mes a mes o el comportamiento de tráfico web durante un periodo.

Consejos de diseño:
Colores suaves y contrastados: Usa colores suaves, pero que contrasten bien entre las diferentes líneas. Esto ayudará a distinguir fácilmente cada tendencia.
Puntos de datos destacados: Si quieres enfatizar algún punto específico, utiliza marcadores o puntos en la línea, como círculos o triángulos, para destacarlos.
Ejes claros y legibles: Asegúrate de que los ejes de tiempo y de valores sean legibles. Evita ejes con demasiados números o fechas muy cercanas entre sí.
No sobrecargar de líneas: No uses demasiadas líneas en un solo gráfico. Si tienes más de 3 o 4 series de datos, es mejor dividirlas en gráficos separados.

2.3. Gráfico circular (Pie chart)

Cuándo usarlo:
Para mostrar cómo se distribuye un total entre categorías.
Ejemplo: Participación de mercado de diferentes marcas o distribución porcentual de un presupuesto.

Consejos de diseño:
Simplicidad: Limita la cantidad de segmentos. Los gráficos circulares funcionan mejor con un número pequeño de categorías (4-6). Si tienes más, mejor optar por otro tipo de gráfico, como un gráfico de barras apiladas.
Colores diferenciados: Usa colores muy diferenciados para cada segmento, y evita colores que se parezcan entre sí para no generar confusión.
Evita la sobrecarga de información: No incluyas más de un par de decimales en los porcentajes, para que no sobrecargue visualmente la gráfica. Asegúrate de que cada categoría esté etiquetada de forma clara.
Etiqueta porcentual: Siempre incluye las etiquetas con el porcentaje o valor absoluto para que la audiencia pueda entender la proporción fácilmente.

2.4. Gráfico de dispersión (Scatter plot)

Cuándo usarlo:
Para mostrar la relación entre dos variables y cómo varían en función de una o varias variables adicionales.
Ejemplo: Relación entre el rendimiento de un equipo de ventas y la cantidad de formación recibida.

Consejos de diseño:
Claridad en los ejes: Asegúrate de que ambos ejes estén bien definidos y sean fáciles de leer. Los títulos de los ejes deben ser concisos pero descriptivos.
Tamaño de los puntos: Usa puntos grandes y visibles para que sean fáciles de identificar. Si es necesario, puedes utilizar diferentes colores o tamaños para representar distintas categorías o grupos.
Evita el exceso de puntos: Si tienes demasiados datos, el gráfico puede volverse confuso. Considera usar un gráfico de dispersión en 2D solo si hay suficientes patrones o relaciones a mostrar. Si hay demasiados puntos, también podrías optar por un gráfico de burbujas.
Agrega líneas de tendencia (si corresponde): Si el gráfico está destinado a mostrar una tendencia o correlación, una línea de tendencia (como la línea de regresión) puede ayudar a visualizar la relación entre las variables.

Eje 3. El arte de contar historias (Storytelling)

Dicen que una imagen (o gráfico) vale más que mil palabras, pero una historia vale más que 1000 imágenes. Las presentaciones de datos no deben ser simplemente una serie de cifras. Las historias emocionan y capturan la atención de la audiencia.
Contar una historia con datos no se trata solo de mostrar números, sino de crear una narrativa que conecte emocionalmente con tu audiencia. Para lograr esto, puedes basarte en marcos de referencia clásicos que han demostrado ser efectivos en contar historias de manera persuasiva y clara, te comparto uno de mis favoritos: “El viaje del héroe”.

El Viaje del Héroe (Joseph Campbell)

Cuándo usarlo:
Ideal para presentaciones donde tu audiencia necesita entender un desafío y cómo una solución (como tus datos o tus recomendaciones) puede transformar la situación.

Cómo aplicarlo:
El Viaje del Héroe es un modelo narrativo que describe cómo un héroe (o protagonista) enfrenta adversidades y, al final, regresa transformado. Puedes aplicar este marco a las presentaciones de datos para mostrar cómo un problema (como una caída en las ventas o una baja eficiencia) es superado a través de una solución basada en los datos.

Estructura del Viaje del Héroe en presentaciones de datos:
Llamado a la aventura (Introducción al problema): Presenta el desafío o la situación que enfrenta la empresa. Aquí, puedes usar datos para mostrar la magnitud del problema (por ejemplo, disminución de la productividad, costos inesperados, etc.).
Cruzando el umbral (Exploración de los datos): En este punto, introduces los datos que comienzan a ofrecer pistas sobre cómo resolver el problema. Muestra tendencias y patrones clave.
La transformación (Solución basada en datos): Aquí, muestras cómo tus datos ofrecen una solución y cómo esta llevará a la empresa a una nueva situación más favorable. Esta es la “resolución” en la que los datos muestran claramente cómo mejorar.
Regreso con el elixir (Resultados finales): Concluye con los resultados y cómo la empresa, al implementar la solución, ha transformado su situación. Puedes incluir predicciones de futuro basadas en los datos para mostrar cómo seguirá la evolución.
Otros marcos de referencia que puedes indagar para contar historias:
La estructura de los 3 actos
La pirámide invertida
El modelo: Problema – Solución – Beneficio.
Al utilizar estos marcos narrativos, puedes hacer que tu presentación de datos no solo sea informativa, sino también emocionalmente atractiva y persuasiva para tu audiencia. El objetivo es transformar números en una narrativa que tu audiencia pueda recordar y aplicar.
Espero que tengas en cuenta estos consejos para tu próxima presentación y logres impactar (influenciar) a tu audiencia.
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