Hola,
Como líderes de equipos, nos enfrentamos día a día a resolver problemas y responder rapidamente se ha vuelto un mantra corporativo. Es poco común tomarse el tiempo para pensar en el por qué se da el problema para después idear y definir cuál sería la mejor solución.
Nuestro cerebro se arroja a la solución y no a la comprensión del problema. Somos inmediatistas, deseamos los resultados rápidos.
Pero: ¡No tan rápido! Cuando solucionamos un problema que entendemos parcialmente es muy alta la probabilidad que la calidad y el tipo de soluciones que demos no sean las mejores, seguramente el problema volverá a aparecer, mutará y mucho más fuerte.
Por ejemplo: Si tu mejor amigo te dice que tiene el siguiente problema: “No consigue novia tierna” rápidamente le darás unos tips desde tu amplia experiencia de cómo acabar con tan la mala racha…
Pero si antes de dar la solución le dedicas tiempo a entender un poco más de las situaciones que pueden estar llevando a tu amigo a que no consiga novia tierna y empiezas a reunir información, tendríamos que:
Una vez analizada la información, seguramente tendrás un mayor campo de ideación para ayudarle a tu amigo.
Dos conceptos básicos conforman el núcleo para entender un problema: Reunir y Definir.
Reunir información sobre el problema:
Dedícale tiempo a recopilar información que este conectada directa o indirectamente con el problema a resolver.
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- Datos concretos (15% de las reuniones no son productivas).
- Inferencias tuyas y de otras personas (Un porcentaje significativo de nuestros colaboradores probablemente están perdiendo el tiempo en las reuniones).
- Raíces del problema (Al no tener una agenda clara y unas reglas de la participación en la reunión, perdemos mucho tiempo).
Una buena técnica a emplear es preguntarse el ¿por qué? se da la situación y a esa respuesta volver a preguntarse el ¿por qué? y continuar preguntándose con el equipo hasta que sientan que han llegado a conexiones muy profundas de la situación.
Otras preguntas que pueden orientar la reunión de información:
- ¿Qué está causando el problema y quién está siendo afectado por él?
- ¿Cómo ocurrió el problema o cuándo se volvió significativo?
- ¿Qué impactos está teniendo el no solucionarlo?
- ¿Qué actores directos e indirectos pueden estar impactando en el problema?
Definir el problema:
Con la información reunida ahora es importante dirigir los esfuerzos en definir muy bien el problema, te comparto dos principios a tener en cuenta:
- Definir el problema en términos de necesidades y no de soluciones: Si se define el problema en términos de posibles soluciones, se les está cerrando la puerta a otras posibles soluciones más efectivas. Por ejemplo: ¿Cómo prohibir que las personas utilicen celular en las reuniones para que de esta manera sean más productivas? Es un planteamiento en términos de soluciones. Un planteamiento en términos de necesidades: ¿Cómo lograr que las personas sean productivas en estas reuniones?
- Definir el problema en los términos que todos lo compartan: Evitar asignar culpas por el problema. Esto es particularmente importante si personas diferentes (o grupos) con un historial de malas relaciones necesitan trabajar juntas para resolver el problema. Ser fuertes con el problema, suaves con las personas.
Toma tu tiempo para reunir la información, desarrollar una definición crítica, y deja que esta definición y su análisis subsecuente, te guíen a través del proceso.
